Pour une procedure de gouvernance informatique et libertes



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FORMULAIRE DE DEMANDE

DE DELIVRANCE D’UN LABEL)





POUR UNE PROCEDURE DE GOUVERNANCE

INFORMATIQUE ET LIBERTES

Version du formulaire : décembre 2016

Délibération n° 2014-500 du 11 décembre 2014 portant adoption d’un référentiel pour la délivrance de labels en matière de procédures de gouvernance Informatique et libertés


Modalités de candidature


  1. Le demandeur, candidat au label, peut être un organisme privé ou public disposant obligatoirement d’un correspondant Informatique et Libertés (CIL), personne physique ou personne morale, interne ou externe à l’organisme demandeur, mutualisé avec d’autres ou non.

  2. Le présent formulaire doit être dûment rempli pour demander la délivrance d’un label à une procédure de gouvernance Informatique et Libertés. Il permet d’expliquer comment chaque exigence du référentiel d’évaluation est satisfaite et de présenter ou de référencer les éléments permettant de le justifier.

  3. Il est ainsi possible de compléter le formulaire par des éléments de justification, en respectant les conditions suivantes :

  • tout document joint en tant que justification doit respecter la convention de nommage suivante (personnaliser les libellés entre crochets et retirer les crochets) :

LabelsCNIL-CFN-[nom du demandeur]-[libellé court désignant le document]-[année]-[mois]-[jour].[suffixe]

  • tout document électronique doit être lisible par les logiciels de bureautique ou multimédia courants (.doc, .pdf, .txt, .rtf, .jpg…).

  1. Le formulaire dûment rempli doit être envoyé à la CNIL avec l’ensemble des éléments de justification en pièces jointes :

  • soit par le biais du formulaire de dépôt en ligne

  • soit par courrier postal à l'adresse suivante :

Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés

3 Place de Fontenoy

TSA 80715

75334 Paris cedex 07

Les informations recueillies font l’objet d’un traitement informatique destiné à permettre à la CNIL l’instruction des demandes de label qu’elle reçoit. Elles sont destinées aux membres et services de la CNIL. Vous pouvez exercer votre droit d’accès et de rectification aux informations qui vous concernent en vous adressant à la CNIL : 3 Place de Fontenoy -TSA 80715 -75334 Paris cedex 07


  1. Informations administratives1


Les informations suivantes sont nécessaires pour échanger avec la CNIL dans le cadre de l’évaluation de la procédure de gouvernance Informatique et Libertés, notamment en cas de compléments d’informations nécessaires à l’instruction de la demande.
    1. Organisme demandeur


      N° SIREN2 + NIC3

           

      Code NAF4

           

      *Nom de l’organisme

           

      Sigle (le cas échéant)

           

      *Adresse

           

      *Code postal

           

      *Localité

           
    2. Contact5


Civilité

     

*Nom

     

*Prénom

     

Service

     

*Adresse

     

*Code postal

     

*Localité

     

Téléphone

     

Télécopie

     

*Adresse électronique

     
  1. Informations relatives à la procédure de gouvernance Informatique et Libertés6


Les informations suivantes sont nécessaires pour identifier la procédure qui fait l’objet de la demande de délivrance de label et délimiter son périmètre.

Présentation de la procédure de gouvernance des données personnelles au sein de l’organisme demandeur

     


  1. Satisfaction des exigences du référentiel


L’évaluation de la procédure de gouvernance des données personnelles au sein de l’organisme demandeur sera faite au regard des tableaux suivants. Elle pourra être complétée via des échanges entre les évaluateurs et le demandeur.
    1. Référentiel d’évaluation de l’organisation interne liée à la protection des données7


Exigences

Moyens mis en œuvre (500 caractères maximum)

Éléments de justification8 (100 caractères maximum)

Exigences relatives à la politique de protection des données

EOR01. 9Le demandeur met en place en interne une politique formalisée de protection des données personnelles visant à s’assurer du rôle et de la responsabilité de chacun des acteurs impliqués dans la mise en œuvre de traitements précisant son organisation ainsi que les grands principes de protection des données applicables (finalité déterminée, explicite et légitime, pertinence des données au regard de la finalité, durée de conservation limitée, accès restreint aux données, mesures de sécurité physiques et logiques, information des personnes et, le cas échéant, les règles en matière de transferts de données hors Union européenne).


     

     

EOR02. 10Le demandeur met en place une politique de protection des données personnelles à destination des personnes extérieures concernées par ses traitements. Cette politique reprend les principes évoqués à l’EOR01 et comprend une information claire, accessible et disponible en langue française.


     

     

EOR03. 11Le demandeur garantit que les politiques de protection des données sont diffusées (pour l’EOR01 en interne pour l’EOR02 en externe) et validées préalablement par le correspondant Informatique et Libertés à chaque nouvelle désignation et à défaut tous les trois ans.







Exigences relatives au Correspondant Informatique et Libertés (CIL)

EOR04. Le demandeur désigne un CIL dont la désignation, dite « étendue », couvre l’ensemble des traitements mis en œuvre par l’organisme.








EOR05. La procédure du demandeur assure le positionnement stratégique du CIL en prévoyant que la fonction de CIL est rattachée à un membre de l’instance exécutive. À cet égard, ce membre de l’instance exécutive ou le demandeur s’engage à recevoir formellement son CIL, selon une périodicité définie et au moins une fois par an, indépendamment de la présentation du bilan annuel d’activité.








EOR06. Le demandeur formalise dans un document spécifique les missions confiées au CIL (lettre de mission, avenant au contrat, contrat de service, etc.).







EOR07. Le demandeur s’assure que son CIL personne physique, ou que toutes les personnes supervisant des dossiers Informatique et Libertés au sein du CIL personne morale, ont obligatoirement et a minima participé à l’ensemble des ateliers d’information de la CNIL relatifs aux principes fondamentaux, à la sécurité et aux ressources humaines.








EOR08. Le demandeur s’assure que les compétences de son CIL personne physique, ou toutes les personnes supervisant des dossiers Informatique et Libertés au sein du CIL personne morale, sont régulièrement entretenues.








EOR09. Le demandeur justifie que son CIL bénéficie d’un budget annuel dédié et de moyens lui permettant d’assurer ses missions (temps consacré à la mission, moyens humains, outils dédiés…).







EOR10. Le demandeur s’assure que le pilotage de la mise en conformité est réalisé par son CIL grâce à :

  • la définition des circuits de validation pour l’ensemble des activités liées à la protection des données et l’intégration du CIL dans ces circuits ;

  • la mise en place d’outils de pilotage (notamment par la réalisation d’un bilan annuel d’activités) ;

  • l’établissement d’un réseau de personnes identifiées (nommément, par fonction ou par service) comme interlocuteurs du CIL pour chaque traitement ;

  • la consultation du CIL dès l’initialisation d’un projet impliquant un traitement de données personnelles et à chaque fois qu’il le juge utile, dans le but d’introduire le respect de la protection des données dès la conception du projet.










EOR11. La procédure du demandeur prévoit que le CIL réalise une cartographie de l’ensemble des traitements mis en œuvre par le demandeur et le met à jour pour tout nouveau traitement. La cartographie attendue comprend notamment pour chaque traitement :

  • le nom (dénomination) et l’adresse du responsable du traitement ;

  • la ou les finalités de traitement ;

  • le ou les services chargés de sa mise en œuvre ;

  • la fonction de la personne ou le service auprès duquel s’exercent les droits des personnes ainsi que leurs coordonnées ;

  • les modalités d’information et d’exercice des droits des personnes ;

  • une description des catégories de données traitées et de l’origine de leur collecte ;

  • les catégories et une estimation du nombre de personnes concernées par le traitement ;

  • les destinataires ou catégories de destinataires habilités à recevoir communication des données ;

  • la ou les durées de conservation des données traitées ;

  • le régime juridique applicable et, le cas échéant, la date de dépôt des formalités ainsi que la décision datée de la CNIL (pour les traitements relevant des demandes d’autorisation ou d’avis, le CIL procède à l’accomplissement des formalités nécessaires auprès de la CNIL) ;

  • les dispositions prises pour assurer la sécurité des données ;

  • l’existence ou non d’un transfert hors Union Européenne et le cas échéant : la finalité du transfert, les catégories de personnes concernées, la nature des données transférées, les catégories de destinataires du transfert (filiale, prestataire, etc.), la nature des traitements opérés chez le destinataire, le pays d’établissement et la garantie permettant d’encadrer le transfert (telle que les BCR, clauses contractuelles types et Safe Harbor) ;

  • l’existence ou non de la sous-traitance d’une activité (avec mention de l’existence et de la date de signature du contrat de sous-traitance comportant une clause Informatique et Libertés) ;

  • un niveau de vraisemblance et de gravité pour l’ensemble des risques liés au traitement ;

  • la date et l’objet des mises à jour ;

  • les modalités de recueil du consentement lorsque nécessaire ;

  • l’utilisation de cookies le cas échéant.










EOR12. La procédure du demandeur prévoit, chaque année, la réalisation par le CIL d’actions de sensibilisation, avec une forme et une fréquence adaptées au contexte (telles que la tenue de formations, la diffusion de bonnes pratiques, la réalisation de supports de communication, le rappel des consignes, la création d’outils pédagogiques et méthodologiques).







EOR13. La procédure du demandeur prévoit que le CIL est associé aux échanges avec la CNIL lors de ses missions de contrôle a posteriori : dans le cadre de la réalisation d’un contrôle par l’autorité de protection des données, le CIL prend toutes les mesures utiles pour faciliter le déroulement de la mission de contrôle (définition des règles d’accueil de la délégation et assurance de la transmission des informations demandées par exemple), le CIL reçoit du responsable de traitement la copie du procès-verbal de contrôle et est également informé des suites par le responsable de traitement ;

  • dans le cadre d’une mise en demeure, le CIL s’assure de la cohérence des actions réalisées suite à la mise en demeure, et du respect des délais ;

  • dans le cadre de poursuites devant la formation restreinte, le CIL reçoit du responsable de traitement la copie du rapport à fin de sanction, est consulté pour la rédaction des observations en réponse et s’assure du suivi des actions.









    1. Référentiel d’évaluation de la méthode de vérification de la conformité des traitements à la loi Informatique et Libertés 12


Exigences

Moyens mis en œuvre (500 caractères maximum)

Éléments de justification (100 caractères maximum)

Exigences relatives à l’analyse de la conformité

EM01. Le demandeur garantit que le CIL analyse ou fait analyser les traitements au regard de la loi du 6 janvier 1978 modifiée et des recommandations de la CNIL, a minima en termes de finalité, de proportionnalité du traitement, de pertinence des données au regard de la finalité (en accédant aux données sauf dans l’hypothèse d’un secret prévu par la loi), de durée de conservation, du nombre de destinataires, d’encadrement des relations avec les sous-traitants, d’information claire et préalable, d’exercice des droits des personnes et le cas échéant d’encadrement des transferts hors Union Européenne.


     

     

EM02. La procédure du demandeur prévoit qu’à l’issue de son analyse juridique, le CIL procède, le cas échéant, à l’élaboration de recommandations et propose au responsable de traitement un plan d’actions préventives et correctives.


     

     

EM03. La procédure du demandeur comprend une démarche particulière pour préserver la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données à caractère personnel au regard des risques présentés par chaque traitement mis en œuvre. Cette démarche, révisée au moins tous les trois ans, comprend :

l’identification et l’analyse des principaux risques liés à la sécurité des données à caractère personnel que les traitements font peser sur les libertés et la vie privée des personnes concernées. Cette démarche permet notamment d’estimer chaque risque en termes de vraisemblance  et de gravité ;



  • la détermination des mesures de sécurité mises en œuvre et l’évaluation de leur pertinence vis-à-vis des risques ainsi appréciés.




     

     

EM04. La procédure du demandeur prévoit que:

  • le CIL s’assure de la réalisation de l’étude de risques visée à l’EM03 ;

  • une copie de cette étude est remise au CIL lui permettant de faire part de ses observations au responsable de traitement avant la mise en œuvre du projet.










Exigences relatives au contrôle de la conformité dans le temps

EM05. La procédure du demandeur prévoit un examen de conformité périodique (par le biais d’un audit interne ou externe) permettant de s’assurer que les traitements considérés comme les plus sensibles au regard des risques identifiés à l’EM01 et l’EM03 sont mis en œuvre conformément à la loi et à l’étude des risques précédemment réalisée. Le CIL est destinataire des résultats de l’audit.

     

     

EM06. La procédure du demandeur prévoit que des actions correctives sont envisagées et réalisées en cas de manquements constatés lors de l’examen de conformité.









    1. Référentiel d’évaluation de la gestion des réclamations et incidents 13


Exigences

Moyens mis en œuvre (500 caractères maximum)

Éléments de justification (100 caractères maximum)

Exigences relatives à la gestion des réclamations et à l’exercice des droits des personnes

EG01. Le demandeur met en place une procédure spécifique de gestion des réclamations et des demandes relatives à l’exercice des droits des personnes (accès, rectification et opposition) comprenant a minima les modalités d’exercice, la chaine de traitement et les délais de communication.

     

     

EG02. La procédure du demandeur prévoit que le CIL pilote la gestion des réclamations et demandes relatives à l’exercice des droits des personnes, notamment en étant informé de la réception de chaque demande, du traitement qui y est apporté, et en s’assurant du respect des délais.


     

     

EG03. La procédure du demandeur prévoit la mise en place d’outils d’aide à la gestion des réclamations et demandes relatives à l’exercice des droits des personnes (réponses types, guides, formations, etc.).


     

     

Exigences relatives à la journalisation des évènements de sécurité

EG04. La procédure du demandeur prévoit la mise en place d’une architecture de journalisation permettant de conserver, sur une durée de 6 mois hors contraintes légales spécifiques, une trace des événements de sécurité et du moment où ils ont eu lieu, en choisissant les événements à journaliser en fonction du contexte, des supports (postes de travail, pare-feu, équipements réseau, serveurs…), des risques et du cadre légal.

     

     

Exigences relatives à la gestion des violations de données

EG05. Le demandeur met en place une procédure spécifique de gestion des violations de données comprenant :

  • la détection des violations ;

  • l’information du CIL dans un délai inférieur à 24h à partir de la détection de la violation ;

  • la détermination de la nature de la violation ;

  • la formulation des recommandations du CIL et leur transmission au responsable de traitement ;

  • le plan d’actions appropriées, validé par le responsable de traitement ;

  • la réalisation des actions correctives et l’information du CIL ;

  • la révision de l’étude des risques, le cas échéant.

     

     

EG06. 14Le demandeur procède, en cas d’accès par un tiers non autorisé à des données personnelles, à une notification aux personnes concernées dans un délai inférieur à 72h.

     

     


Annexe :
Exemple de politique de protection des données personnelles


(Contenu a minima permettant de répondre aux exigences EOR 01, 02 et 03)

Le présent document constitue la politique de protection des données à caractère personnel mise en œuvre par [nom de la société/organisme] dans le cadre de son activité.

(En bleu, sont indiqués les thèmes des articles pour vous permettre de repérer chacun des principes de la loi informatique et Libertés, qui n’ont pas nécessairement à être mentionnés tels quels)

Les principes fondamentaux de la loi Informatique et Libertés


La finalité du traitement

Les traitements de [nom de la société/organisme] sont tous mis en œuvre pour [indiquer ici la finalité, qui doit être déterminée (objectif précis), explicite (dont l’énoncé est clair pour les personnes concernées) et légitime (au regard des intérêts et/ou de l’activité du responsable de traitements)].

La pertinence des données

[Nom de la société/organisme] collecte et traite les données à caractère personnel de manière loyale et licite.  Les données collectées par [nom de la société/organisme] sont adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquelles elles sont collectées. [Nom de la société/organisme] veille à mettre à jour les données tout au long des traitements afin que ces dernières ne soient pas obsolètes.

La conservation limitée des données

[Nom de la société/organisme] ne conserve pas les données à caractère personnel au-delà de [préciser la durée, variable selon la finalité du traitement ; à défaut des critères permettant de définir la durée –ex : la durée du contrat de travail-].

Accès restreint aux données

Seuls les destinataires dûment habilités peuvent accéder, dans le cadre d’une politique de gestion des accès, aux informations nécessaires à leur activité. En effet, [Nom de la société/organisme] définit les règles d’accès et de confidentialité applicables aux données personnelles traitées.

La sécurité

[Nom de la société/organisme] détermine et met en œuvre les moyens nécessaires à la protection des traitement de données à caractère personnel pour éviter tout accès par un tiers non autorisé et prévenir tout perte, altération ou divulgation de données. Ainsi, [indiquer les mesures mises en œuvre : elles peuvent être d’ordre logique, physique ou organisationnel].

L’information et des droits des personnes

Préalablement à la mise en œuvre de ses traitements, et au plus tard [préciser le moment de la collecte de données], [nom de la société/organisme] informe les personnes concernées de la finalité des traitements portant sur leurs données à caractère personnel, des destinataires de ces traitements, [de la durée de conservation des informations collectées] ainsi que de leurs droits.

[Nom de la société/organisme] met en œuvre les moyens nécessaires pour assurer aux [salariés/usagers/agents] l’accès, la rectification et la suppression des données à caractère personnel les concernant lorsqu’ils en font la demande. Les données peuvent être rectifiées, complétées, mises à jour, verrouillées ou effacées lorsqu’elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées, ou lorsque leur collecte, utilisation, communication ou conservation est interdite.

Conformément à la loi Informatique et Libertés n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification et d’opposition aux informations qui vous concernent en vous adressant à : [coordonnées email/postales du service chargé du droit d’accès].


Les transferts de données [le cas échéant]


Les données à caractère personnel collectées sont transférées vers : [Pays d’établissement du ou des destinataires].

La transmission des données collectées aux destinataires situés en dehors de l’Union Européenne est destinée à : [finalités du transfert].



Les informations collectées sont transférées afin de permettre de mettre en œuvre [nature du/des traitements effectués].

Les destinataires auront communication des catégories de données suivantes : [Données transférées].

Les informations collectées objet d’un transfert hors Union Européenne concernent [catégories de personnes dont les données sont collectées].

Les informations enregistrées sont réservées à l’usage du (ou des) service(s) concerné(s) et ne peuvent être communiquées qu’aux destinataires suivants :



[Destinataires des données].

Les acteurs de la protection des données

Le Correspondant Informatique et Libertés (CIL)


[nom de la société/organisme] a désigné [JJ/MM/AAAA] [Nom Prénom] en qualité de CIL.

Le CIL est rattaché à [fonction].

Les missions du CIL sont les suivantes : xx

Le CIL bénéficie de mesures organisationnelles et de moyens lui permettant de piloter la mise en conformité de [nom de la société/organisme].


Les autres acteurs (Relais I&L, ST…)


XX

***


Cette politique est diffusée en interne auprès des employés via XXX [ex : intranet, affichage, annexe au contrat…] et en externe via XX [ex : site internet, document commercial…].

Cette politique sera renouvelée à chaque nouvelle désignation de CIL et à défaut tous les trois ans.

Validation par [nom du CIL] en sa qualité de Correspondant Informatique et Libertés 

Date de la dernière mise à jour : xx/xx/xxxx



Signature :

Annexe : modèle de courrier de notification


Permet de répondre à l’exigence EG 06

Nom Prénom

Adresse

Code Postal Ville



Objet : Notification d’un accès par un tiers non autorisé à vos données

(Lettre recommandée avec accusé de réception)

Madame, Monsieur,

Le [date], [nom société/organisme] a constaté un accès illégitime sur [indiquer le fichier de données concerné].

Cet accès a entraîné la copie d’un nombre limité de données personnelles concernant des [usagers/clients/prospects], à savoir :

- [indiquer le type de données]

- [idem]

Dès la connaissance de ces faits, les mesures nécessaires, tant techniques que juridiques, ont été mises en œuvre pour traiter l’incident.

Nous vous invitons toutefois à [indiquer une recommandation, telle que : modifier vos mots de passe ; veiller à utiliser un mot de passe par compte, etc.].

Nous restons naturellement à votre disposition pour toute information complémentaire à [adresse email/ numéro de téléphone].

Nous vous présentons toutes nos excuses pour ce désagrément et vous confirmons que la protection de vos données constitue une priorité pour [nom de la société/organisme].

Nous vous prions de croire, Madame, Monsieur, en l’assurance de notre considération distinguée.



[Signataire + qualité]

1 Les champs précédés d'un astérisque sont obligatoires.

2 Système d’Identification du Répertoire des Entreprises.

3 Numéro Interne de Classement.

4 Nomenclature des Activités Françaises.

5 À même de communiquer à la CNIL les compléments d’information nécessaires à l’instruction de la demande.

6 Tous les champs sont obligatoires.

7 Tous les champs sont obligatoires.

8 Référence à un document ou référence à un passage précis d’un document.

9 Un exemple de politique de protection des données est disponible en annexe

10 Un exemple de politique de protection des données est disponible en annexe


11 Un exemple de politique de protection des données est disponible en annexe


12 Tous les champs sont obligatoires.

13 Tous les champs sont obligatoires.

14 Un modèle de courrier de notification est disponible en annexe


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